একাউন্টিং সফটওয়্যার কি? - Nishibd.com | Know For Sharing

একাউন্টিং সফটওয়্যার কি?

হ্যালো বন্ধুরা কেমন আছেন আপনারা সবাই আশা করি সবাই ভালোই আছেন। আজ আমি আপনাদের একাউন্টিং সফটওয়্যার নিয়ে আলোচনা করবো। আসা করি সবাই মনোযোগ দিয়ে পড়বেন।


একাউন্টিং সফটওয়্যার কিঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যার হল বিশেষ এক ধরনের অ্যাপ্লিকেশন সফটওয়্যার। এই সফটওয়্যার দিয়ে কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় হিসাব নিকাশের কাজগুলো সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করা যায়। এই সফটওয়্যার দিয়ে বিভিন্ন রেকর্ড তৈরি, একাউন্টস পে-বল, একাউন্টস রিসিয়েবল, পে-রোল, এবং বিভিন্ন ধরনের ট্রায়াল ব্যালেন্স তৈরি করা হয়। কোন প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন ধরনের যাবতীয় কাজ সম্পাদনের বাজারে বিভিন্ন ধরনের সফটওয়্যার পাওয়া যায়। বা কোন প্রতিষ্ঠান ইচ্ছে করলে এই ধরনের সফটওয়্যার তৈরি করতে পারে তাদের নিজেস্ব ব্যবহারের জন্য এবং বাজারে সরবরাহ করতে করতে। প্রতিষ্ঠানের প্রতিদিনের লেনদেনের একাউন্টিং হিসাব নিকাশ কাজ সম্পাদনের জন্য এই সফটওয়্যারগুলো ব্যবহার করা হয় বিধায় এই সফটওয়্যারগুলোর বাজারে খুব চাহিদা আছে।


একাউন্টিং সফটওয়্যারের ধাপসমূহঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যার দুটি ধাপে তৈরি করা হয়েছে। নিচে তা আলোচনা করা হল-
ক. প্রধান ধাপসমূহ।
খ. সাধারণ ধাপসমূহ।

ক. প্রধান ধাপসমূহঃ
১. Accounts receivable:
প্রতিষ্ঠান যে সকল অর্থ ক্রেতা বা গ্রাহকের নিকট থেকে গ্রহণ করে সেগুলো অর্থ বা বিল এই রেকর্ড এ সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

২. Accounts Payable: প্রতিষ্ঠান যে সকল অর্থ বা বিল তাদের গ্রাহককে প্রদান করে এসকল অর্থ বা বিল এই রেকর্ড এ সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৩. General Ledger: এখানে প্রতিষ্ঠানের সাধারণ লেজার সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৪. Stock/Inventory: এখানে প্রতিষ্ঠানের মজুদকৃত পণ্যের পরিমাণ সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৫. Billing: কোন প্রতিষ্ঠান তাদের ক্রেতা বা গ্রাহকদের যে পরিমাণ অর্থ গ্রহণ করে তার Invoices এ রেকর্ডে সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৬. Pirchase Order: প্রতিষ্ঠানের ক্রয়কৃত পণ্যের তথ্য এ রেকর্ড সংরক্ষণ করে।

৭. Sales Order: প্রতিষ্ঠানের বিক্রয়কৃত পণ্যের তথ্য এ রেকর্ড সংরক্ষণ করে।

৮. Cash Book: এখানে প্রতিষ্ঠানের আয় ব্যয়ের সকল তথ্যাবলী সংরক্ষণ করে রাখা হয়।


খ. সাধারণ ধাপসমূহঃ
১. Debt Collection: এখানে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় পাওনা অর্থের তথ্য সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

২. Electronic Payment Processing: এখানে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় লেনদেন সমূহের তথ্যাবলী সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৩. Expense: এখানে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় ব্যয় এর পরিমাণ সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৪. Inquiries: এখানে প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষিত তথ্যাবলীর  কোন প্রকার পরিবর্তন ছাড়াই পর্যবেক্ষণ করে দেখা হয়।

৫. Payroll: এখানে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত কর্মকর্তা কর্মচারীদের বেতনের পরিমাণ, জরিমানা, বোনাস, বর্ধিত বেতনের পরিমাণ ইত্যাদি যাবতীয় তথ্য সংরক্ষণ করে রাখা হয়।

৬. Reparts: এখানে প্রতিষ্ঠান তাদের প্রয়োজন অনুযায়ী যে কোন ডকুমেন্টের সম্পূর্ণ অংশ প্রিন্ট করে থাকে।

৭. Time Sheet: এখানে প্রতিষ্ঠানের সকল প্রকার লেনদেন সমূহ সময় অনুযায়ী সংরক্ষণ করা হয়।

৮. Purchase Realization: এখানে প্রতিষ্ঠান ক্রেতা বা গ্রাহকের ক্রয়কৃত পণ্যের রেকর্ড তৈরি এবং তা অনুমোদন করে গ্রাহকরে প্রদান করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যাবলী সংরক্ষণ করে রাখা হয়।


একাউন্টিং সফটওয়্যারের সুবিধাসমূহঃ
পূর্বে মানুষ হিসাব নিকাশের জন্য ব্যবহার করতো কাগজ, কলম। কিন্তু বর্তমানে আমরা তথ্য প্রযুক্তিগত দিক দিয়ে এতটাই দ্রুতগামী যে প্রাচীনকালের পুরনো পদ্ধতিটাকে বাদ দিয়ে এখন আমরা ছোট বড় যাবতীয় হিসাব নিকাশের জন্য কম্পিউটার ব্যবহার করি। তাই ছোট বড় কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের জন্য এই একাউন্টিং সফটওয়্যার আশির্বাদ স্বরুপ হয়ে আছে। এই সফটওয়্যার দিয়ে কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের হিসাব নিকাশের যাবতীয় কাজগুলো খুব অল্প সময়ের মধ্যে দ্রুতগতিতে, নির্ভুলভাবে করা যায়।
নিচে একাউন্টিং সফটওয়্যারের সুবিধাসমূহ আলোচনা করা হল-

১. দ্রুতগতিঃ
কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় হিসাব নিকাশের কাজগুলো এখন আর হাতে কলমে অনেক সময় ব্যয় করে করতে হয়না। বর্তমানে সময়ে একাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় হিসাব নিকাশের কাজগুলো অল্প সময়ের মধ্যে দ্রুতগতিতে সুষ্ঠুভাবে সম্পাদন করা যায়। একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে ক্রেতার পণ্য ক্রয় সংক্রান্ত বিস্তারিত তথ্য, লেনদেন এন্ট্রি করা, ক্রয় বিক্রয় স্টক রেকর্ড তৈরি এবং স্টক রেকর্ড সংরক্ষণের জন্য ডাটাবেজ ইত্যাদি তৈরি করা হয়।

২. স্বয়ংক্রিয় দলিল উৎপাদঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের সাহায্যে প্রতিদিনের লেনদেনের যাবতীয় চালান, ক্রেডিট নোট, ক্রয় ফরমায়েশ, ক্রয় বিক্রয় স্টক, পে-রোল ইত্যাদি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করে রাখা যায় এবং প্রিন্টিং এর মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয় দলিল হিসেবে এর কার্ডকপি বের করে সংরক্ষণ করা যায়।

৩. সঠিকতাঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের সাহায্যে প্রতিদিনের লেনদেন সমূহ সঠিকভাবে এন্ট্রি করে এই সফটওয়্যারে সংরক্ষণ করে যায়।

৪. তথ্যের পর্যাপ্ততাঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে যেকোন স্থানে থেকে ব্যবসা সংক্রান্ত তথ্য উপাত্ত সমূহ পাওয়া সম্ভব।

৫. আপ-টু-ডেট তথ্যঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে প্রতিদিনের প্রতি মুহুর্তের লেনদেন সমূহ স্বয়ংক্রিয় ভাবে আপ-টু-ডেট হয়ে থাকে।

৬. ব্যবস্থাপনা তথ্যঃ
কোন প্রতিষ্ঠান সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য একজন ব্যবস্থাপককে নানা ধরনের সিদ্ধান্ত গ্রহাণ করতে হয়। আর ব্যবস্থাপকের এসকল সিদ্ধান্ত গ্রহনের জন্য উক্ত প্রতিষ্ঠানের লেনদেন সংক্রান্ত যাবতীয় তথ্য উপাত্ত প্রতীবেদনের দরকার। আর একাউন্টিং সফটওয়্যারে প্রতিদিনের লেনদেন তথা এখানে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় তথ্য উপাত্ত প্রতীবেদন এন্ট্রি থাকে। এটা দেখে ব্যবস্থাপক খুব সহজে প্রতিষ্ঠানের নানা বিষয়ে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

৭. ভ্যাট ও করঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে প্রতিদিনের যাবতীয় লেনদেন সমূহ এখানে এন্ট্রি করা হয়। যাই এটা দেখে খুব সহজেই Vat এবং Tax এর পরিমাণ খুব সহজেই নির্ণয় করা যায়।

৮. দক্ষতাঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় সকল তথ্য এখানে লিপিবদ্ধ থাকে। তাই এই সফটওয়্যার দিয়ে পণের সঠিক হিসাব নিরুপন, নগদ বাকি টাকার পরিমাণ নির্ণয় এবং মজুতের নিয়ন্ত্রণ খুব সহজেই করা যায়।

৯. কর্মী প্রণোদনাঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের সম্পর্কে নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণ প্রদান করা হয়।এতে করে কর্মীরা উক্ত কাজে দক্ষতা অর্জন করে এতে করে তাদের কাজের প্রতি আগ্রহ সৃষ্টি হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানে কর্মীরা অল্প সময়ে সহজ ও নির্ভুলভাবে অধিক পরিমানে কাজ করে।

১০. ব্যয় হ্রাসঃ
কোন প্রতিষ্ঠানের লেনদেন সংক্রান্ত যাবতীয় হিসাব নিকাশের কাজ হাতে কলমে করতে গেলে অনেক সময়ের প্রয়োজন। কিন্তু একাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে এই কাজগুলো অল্প সময়ে নির্ভুলভাবে দক্ষতার সাথে সম্পাদন করা যায়। এতে করে শ্রম ঘন্টা কম লাগে। এতে করে প্রতিষ্ঠানের ব্যয় হ্রাস পায়।


বিভিন্ন প্রকার একাউন্টিং প্যাকেজ সফটওয়্যারের নাম হলঃ
১. Microsoft Excel.
২. Microsoft Access.
৩. Tally 9
৪. ERP Accounting Solution etc.


একাউন্টিং প্যাকেজের বৈশিষ্ট্য সমূহ হলঃ
১. একাউন্টিং প্যাকেজের মাধ্যমে কোন প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় আয় ব্যয় এবং মুনাফার হিসাব নিকাশ প্রদান করে।
২. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ কোন প্রতিষ্ঠানের প্রতিদিনের লেনদেনের হিসাব নিকাশ এবং যাবতীয় তথ্য উপাত্তের প্রতিবেদন প্রদান করে থাকে।
৩. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ কোন প্রতিষ্ঠানের প্রতিদিনের লেনদেনের ক্রয়-বিক্রয়, মজুত, আয়-ব্যয় ইত্যাদি তথ্য প্রদন করে।
৪. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক যাবতীয় দেনদেনের তথ্য উপাত্ত সংরক্ষণ ও সরবরাহ করে থাকে।
৫. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ পরিচালনার জন্য ব্যবহারকারীকে খুব বেশি দক্ষ হবার দরকার হয়না, শুধু নিদিষ্ট প্যাকেজগুলো সম্পর্কে মোটামুটি ধারনা থাকলেই হয়।
৬. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহে শুধু মাত্র হিসাব নিকাশ সংক্রান্ত বিষয়গুলো নিয়েই কাজ করা যায়। এর বাহিরে বাড়তি কোন কাজ করা যায়না।
৭. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ ব্যবহারকারী দেয়া ইনপুট গ্রহণ করতে পারে এবং আউটপুট প্রদান করতে পারে।
৮. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ ব্যবহারকারী দেয়া ইনপুট গ্রহণ করে তা প্রক্রিয়াকরণ করে ফলাফল প্রদান করে এবং ভবিষতে ব্যবহার করার জন্য তা সেকেন্ডারি মেমোরিতে স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করে থাকে।
৯. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ ব্যবহার করে সরকারের Vat এবং Tax বিবরণী খুব সহজেই প্রস্তুত করা যায়।
১০. একাউন্টিং প্যাকেজসমূহ ব্যবস্থাপককে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় বিষয়ে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে সহায়তা করে।



এরকম নিত্য নতুন টিপস এবং ট্রিকস জানতে আমাদের ওয়েবসাইটের সাথেই থাকুন।আর কারো কোন বুঝতে সমস্যা হলে কমেন্ট করুন।আমি যথাসাধ্য বোঝানোর চেষ্টা করবো।
ধন্যবাদ সবাইকে।

Post a comment

1 Comments